Independente da área de atuação da sua empresa, o setor de TI tem um papel protagonista ou pelo menos deveria. Ele é o responsável por gerenciar e otimizar suas plataformas e sistemas para que o seu negócio, colaboradores, clientes e parceiros consigam utiliza-los de forma eficiente, garantindo a segurança da rede e dos dados, infraestrutura e lidar com grandes quantidades de dados. Entretanto, se o não tiver um bom planejamento e uma gestão do orçamento de TI eficiente, essas tarefas podem comprometer seu orçamento e acima de tudo sua empresa.
Na hora de definir o orçamento de TI, muitos negócios precisam rever a forma como trabalham com a tecnologia e buscar formas de reduzir gastos. Além disto, pode causar grandes problemas para a empresa caso o CIO não tenha conhecimento das principais demandas da sua organização.
Existem alguns erros de planejamento e na gestão do orçamento que podem ser facilmente evitados. Nesse artigo reuni, o que considero, os 5 mais comuns erros, certamente ajudará o Gerente de TI, ou mesmo, o CIO a definir um orçamento sem grandes dificuldades e com qualidade.
1. Infraestrutura obsoleta
Computadores e sistemas ficam rapidamente obsoletos, ignorar esse fato pode trazer sérias consequências para a produtividade dos seus colaboradores e clientes. Um erro muito comum no planejamento do orçamento de TI é deixar os principais softwares e equipamentos envelhecerem para economizar com licenças.
Mas quando ocorrem falhas a empresa fica exposta e podem causar problemas que vão desde perda de dados importantes até interrupção dos serviços. Por isso, é essencial avaliar o uso de todas as plataformas, realizar testes, investir em ferramentas de controle e gestão de infraestrutura, fazer assessment do seu parque tecnológico e investir na atualização, ou mesmo, migração da infraestrutura antes que o prejuízo se torne maior do que o custo do investimento.
2. Não aproveitar as soluções Open Source
Usar softwares opensource pode ser uma ótima solução para economizar no orçamento de TI e aplicar soluções simples – como por exemplo optar por ferramentas para escritório como OpenOffice para edição de texto e criação de planilhas. Atitudes simples e conscientes podem, liberar verba do planejamento para investir em outras soluções.
Entretanto deve-se ter cautela nas escolhas, invista nos softwares mais estáveis, confiáveis e com o melhor suporte para as áreas que são fundamentais para a empresa. Enquanto uma solução gratuita pode ser uma boa opção para um determinado negócio, para outros pode ser um erro.
3. Equipe despreparada
Investir no melhor software e manter a infraestrutura sempre atualizada com tecnologia de ponta pode não trazer resultados tão interessantes se os colaboradores não estiverem bem preparados para usá-las. A verba para investir em treinamento é uma parte importante do orçamento de TI, sejam para seu time técnico e gestores, como para os colaboradores de toda a empresa. Não tratar esse aspecto como prioridade faz com que a produtividade seja comprometida e a empresa não aproveite todo o potencial que os sistemas oferecem para os negócios.
Mais importante ainda é manter a equipe sempre qualificada: novas plataformas, linguagens de programação, metodologias, formas de ser fazer e formas de lidar com tecnologia são desenvolvidas constantemente. Com colaboradores preparados para enfrentar essas mudanças recorrentes, a empresa consegue se manter atualizada e mais eficiente.
4. Não planejar a capacidade de armazenamento
Existem diferentes formas de lidar com o armazenamento de dados da empresa. O CIO pode investir em soluções ON Premisse (Internas), em Cloud (Nuvem), ou até mesmo híbridas. Mas infelizmente, muitas empresas não fazem um planejamento adequado para suportar seus sistemas e volumes de dados e qual é o melhor modelo para os seus negócios.
Isso faz com que sejam necessárias mudanças constantes e sem planejamento que podem comprometer o orçamento, e às vezes até mesmo resultar na perda de informações caso as escolhas não sejam as mais confiáveis. Por isso, é importante investir em armazenamento de forma inteligente e não exceder o orçamento de TI de forma desnecessária.
5. Não pensar em soluções de longo prazo
Um dos erros mais recorrentes de gestores no orçamento de TI é não planejar corretamente as necessidades da empresa, sejam para os projetos de inovação, migração ou simplesmente para manter suas soluções estáveis. Na elaboração da Estratégia de TI da empresa, deve-se definir alguns critérios, como por exemplo, devo criar soluções com time próprio ou através de parceiros, busco soluções prontas em cloud ou desenvolvo as minhas próprias soluções? é importante levar em consideração a necessidade que o negócio tem em relação ao projeto, software ou infraestrutura no médio e longo prazo, avaliar quanto tempo irá precisar da solução, o suporte, os riscos e o custo de longo prazo é fundamental.
Negócios que exigem personalização ou que possuem regras de negócios específicas, provavelmente irão optar por soluções desenvolvidas sob demanda, enquanto para outros negócios pode ser mais interessante contratar serviços padronizados e preferencialmente em Cloud. Desta forma, avaliar e considerar o ciclo de vida da solução é essencial para definir um orçamento de TI que traga mais do que soluções imediatas e possa incentivar o crescimento constante.
Falando-se em estratégia e planejamento, 2016 está ai batendo na porta, comece agora seu Plano Estratégico de TI 2016-2017!
